Una nota es una actividad. Es el contexto escrito que no es una llamada, una reunión o un correo electrónico sincronizado. Después de una revisión, un asesor escribe dos frases sobre James: lo que decidió y lo que aún necesita firma. Esa nota se ubica en la línea de tiempo con todo lo demás, fechada, atribuida y visible para las personas que pueden ver el registro.

Utilice una nota para juzgar. Utilice una llamada o una reunión cuando eso sea lo que sucedió. Aún puedes pedirle a Max que escriba la nota de un mensaje o una nota de audio, de la misma manera que registras una llamada. No pegue un correo electrónico completo en una nota. El correo electrónico ya está en la línea de tiempo si el buzón está conectado.

Las notas no son una segunda base de datos. Si sigue escribiendo el mismo hecho, "el mes de revisión es marzo", ese hecho necesita un campo. La nota es para la historia que la rodea.

Una tarea pendiente es una tarea con un propietario y, cuando es importante, una fecha de entrega. Puede estar en un registro, en su bandeja de entrada personal o en ambos.

En el registro, la pestaña Tareas pendientes muestra cada elemento abierto para esa fila, sin importar quién lo creó. Si usted y un líder de operaciones agregan una tarea pendiente sobre James, ambos aparecerán allí. Ésa es la imagen que usted necesita antes de una revisión: lo que aún queda pendiente en esta casa.

Su bandeja de entrada es la otra imagen: lo que se le asigna en cada registro. Asigne la tarea pendiente cuando la cree. Si lo deja sin asignar, permanece en James y nunca llega a la bandeja de entrada de nadie. Así es como el trabajo se vuelve silencioso. Ponle un nombre. Ponle una fecha sólo cuando exista una fecha límite real, como una fecha de financiación o una ventana regulatoria.

Basta con crear una tarea pendiente en el mandato y asignarla a operaciones. Lo verán en la oferta y en su bandeja de entrada. Completarlo borra ambos. No necesitas una tarea paralela en otra herramienta.

Estas no son tareas automatizadas de Max. Max puede tener sus propios trabajos programados, que se cubrirán más adelante cuando lo configure. Esta lección es la tarea humana: llamar al cliente, enviar la IPS, reservar la reseña.

Un expediente es un anexo en la fila: una IPS, un mandato firmado, una ficha de beneficiario. Súbelo a James, al trato o al ticket, dependiendo del registro que alguien abra para encontrarlo. Si el documento es sobre el hogar, póngalo a nombre de la persona o de la empresa. Si se trata de la oportunidad, inclúyala en el trato.

Los archivos aparecen en el historial del registro para que pueda ver quién los agregó. No son un sustituto de un campo. "IPS en archivo" aún puede ser un sí o un no en Contact. El PDF es el archivo. El campo es lo que usted filtra y sobre lo que informa.

No cree una tabla de Archivos. No guardes la única copia en un chat con Max. Las conversaciones Max no quedan registradas en el registro. Si el documento importa, le pertenece a James.

James es un Contact. El mandato está abierto. El billete de beneficiario corre por tu cuenta. Un asesor deja una nota después de la revisión, carga el IPS marcado y crea una tarea pendiente para las operaciones: actualizar a los beneficiarios antes del viernes. Operaciones ve las tareas pendientes en su bandeja de entrada, abre James, lee la nota, descarga el archivo y finaliza el ticket. Nadie envió un paquete de archivos adjuntos. Max aún puede resumir el hogar porque la nota, el archivo y la actividad están en los mismos registros que el equipo ya usa.

Los permisos aún se aplican. Si un grupo no puede ver la línea de tiempo, no verá un correo electrónico privado junto a esa nota. Si pueden abrir el registro, podrán trabajar en la tarea pendiente y en el archivo que deseaba compartir. Coloque los documentos confidenciales en el registro que desee y otorgue grupos a propósito.

Esta es la última lección sobre la configuración de Workspace y CRM. Ahora tiene un modelo de datos, objetos, tipos de registros, actividades, campos, tablas, vistas, usuarios, grupos y el trabajo que se encuentra en un registro. La prueba sigue siendo la misma. ¿Puedes explicarnos a James Harrington en un minuto? Persona, family office, mandato, ticket. Lead se convirtió en Contact. El correo electrónico y el teléfono siguieron siendo únicos. La línea de tiempo tiene los correos electrónicos, el grupo WhatsApp, la llamada Max registrada, la nota, el archivo y la tarea pendiente. Los asesores lo ven a través de las opiniones que protagonizaron. Operaciones tiene el acceso del grupo para finalizar el trabajo.

Si esa imagen está clara, está listo para la siguiente sección: sincronizar sus datos y luego configurar Max sobre un workspace que ya tiene sentido.