Abrí un registro y verá una línea de tiempo. Ese feed es la imagen completa, no sólo las notas que alguien escribió. Puede incluir correos electrónicos sincronizados de Gmail o Outlook, chats WhatsApp y grupos WhatsApp, cambios de auditoría cuando se mueve un campo, archivos, tareas pendientes y las notas, llamadas y reuniones que registra su equipo.

Dos superficies importan y son fáciles de mezclar. La línea de tiempo es lo que lees cuando preguntas: "¿Cuál es la historia de esta persona?" Registrar una actividad es lo que se hace cuando algo sucedió sin conexión y Frontline no pudo verlo. El correo sincronizado y WhatsApp ya están en la línea de tiempo. No es necesario que los pegue como una nota.

Tus chats con Max no quedan registrados en el registro. Max puede leer la línea de tiempo y escribir actividades cuando se lo pides, pero la conversación que tienes con él permanece en ese chat. No se convierte en una línea en el historial de James.

People y Companies obtienen la versión más rica de esto. Cuando se conecta el correo electrónico o WhatsApp, esos mensajes se adjuntan a la persona. Eso incluye chats individuales WhatsApp y grupos WhatsApp. Si James está en un grupo familiar con otros Harrington, ese hilo del grupo puede aterrizar en su línea de tiempo y en los otros participantes que están en el CRM, con el nombre del grupo en la actividad. La línea de tiempo de la empresa recoge las comunicaciones de las personas vinculadas a ella, por lo que Harrington Family Office muestra los correos electrónicos de James y WhatsApp sin que nadie los copie. La última interacción permanece actualizada en ambos registros.

Las reuniones también pueden escribirse solas. Si la persona que toma notas está activada y la sincronización de personas está habilitada, una reunión grabada llega como una actividad de reunión para cada persona coincidente. Verifique la línea de tiempo antes de registrar la misma llamada dos veces.

Registre los momentos que Frontline no puede ver. Una llamada telefónica desde el coche. Un almuerzo. Una conversación en el pasillo después de una reseña. Una breve nota que no es una reunión, solo el contexto que necesitará el próximo asesor. Elija el tipo que coincida con el momento: nota, llamada telefónica, reunión o un correo electrónico registrado manualmente o un hilo WhatsApp si nunca llegó a un canal conectado.

No es necesario que lo escriba usted mismo en el CRM. Puedes decírselo a Max, en un mensaje o en una nota de audio, y él puede registrarlo en el registro. Después de abandonar una revisión, envíe a Max una nota de voz: "Registre una llamada con James Harrington de esta mañana. Quiere que se actualice el IPS antes de financiar". Max escribe la actividad en James, con el tipo correcto y la fecha, de la misma manera que lo harías desde el registro. Un mensaje Slack o WhatsApp a Max funciona de la misma manera. El punto es incluir el momento en la línea de tiempo mientras aún está fresco, no hacer que el registro sea un segundo trabajo.

Utilice una nota para comentarios, no como un cajón de basura para cada interacción. Si fue una llamada, regístrela. Si fue una reunión, registre una reunión. El tipo es lo que permite que la línea de tiempo y los informes distingan entre "hablamos" y "alguien dejó un recordatorio".

Puede retroceder una actividad cuando se esté poniendo al día. Puedes etiquetar a las personas que estuvieron en la llamada. También puede apuntar la actividad a un registro relacionado, de modo que una llamada registrada en James pueda hacer referencia al mandato de 12 millones de dólares en Deals. La historia permanece en la persona y el trato aún sabe que ocurrió la conversación.

Workflows puede registrar actividades de la misma manera. Cuando se envía un formulario o se mueve una etapa del trato, Studio puede escribir una nota o un resumen de la llamada en el registro. Esto es útil para un rastro documental consistente. No sustituye a la sincronización que ya realiza Frontline. No cree un Workflow que copie cada correo electrónico entrante en una nota. El correo electrónico ya está allí.

No todas las actividades son visibles para todas las personas en el workspace. Los correos electrónicos y WhatsApp, incluidos los hilos de grupo, siguen los permisos para compartir. Si no tienes acceso al buzón de un compañero de equipo o a WhatsApp, seguirás viendo que algo sucedió en la línea de tiempo, pero el contenido está oculto.

Esa regla es la misma dondequiera que mires. En la aplicación, la línea de tiempo redacta visualmente el cuerpo. Si le preguntas a Max qué dijo James la semana pasada, Max solo ve lo que a ti se te permite ver. Si consulta la línea de tiempo desde CLI, o desde un agente que usted mismo traiga, el servidor aplica los mismos permisos antes de que se devuelva algo. No hay una puerta lateral. Un compañero de equipo sin acceso no recibe el correo electrónico ni la transcripción WhatsApp al preguntarle a un cliente diferente.

Los administradores y propietarios aún pueden trabajar en la cuenta. Todos los demás ven el historial que se les ha concedido, además de las notas, llamadas y reuniones que el equipo registró de forma abierta. Configure el uso compartido cuando conecte Gmail, Outlook o WhatsApp y trate la línea de tiempo como un registro compartido de trabajo, no como una copia de cada bandeja de entrada privada.

James comienza como Lead. Se le adjunta automáticamente un correo electrónico entrante sobre una primera conversación y Harrington Family Office también lo muestra. Después de una llamada de descubrimiento, un asesor envía a Max una nota de audio y Max registra la llamada telefónica de James, con un breve resumen y la fecha en que ocurrió. El que toma notas se une a la revisión del portafolio y aparece una actividad de reunión en James sin que nadie la escriba.

Más tarde, un grupo WhatsApp con James y dos miembros de la familia se ilumina sobre un cambio de beneficiario. Ese hilo del grupo está en su línea de tiempo y en las otras personas del CRM que estaban en el grupo. El equipo abre un Ticket para que operaciones puedan finalizar el trabajo. Cuando se firma el mandato, James convierte de Lead a Contact. Los correos electrónicos, el grupo WhatsApp, la llamada y la reunión no pasan a un nuevo registro. Siempre fueron suyos. La conversión cambia el tipo. No restablece la historia.

Es por eso que no debe crear una tabla de "Correos electrónicos", un objeto de "Llamadas" o un campo personalizado de "Último correo electrónico". Los correos electrónicos son actividades. Los chats y grupos WhatsApp son actividades. Las llamadas son actividades. La última interacción ya se mantiene. Una estructura paralela divide la historia y nadie, incluido Max, sabrá en qué lado confiar.

Una línea de tiempo saludable es específica y ligera. Los momentos sin conexión se registran con el tipo correcto, por usted o por Max a partir de un mensaje o una nota de voz. El correo electrónico sincronizado y WhatsApp, incluidos los grupos, se dejan en paz. Las notas añaden juicio, no una segunda copia de un hilo. Ofertas y entradas relacionadas están a un clic de distancia de la misma conversación. People solo ve los canales privados que tienen permitido ver, ya sea que estén en la aplicación, hablando con Max o usando CLI con su propio agente.

Las tareas pendientes y los archivos conviven junto a este historial y reciben su propia lección más adelante en este curso. Por ahora, trate las actividades como la memoria del registro. Los campos describen a la persona. Las actividades explican la relación.

A continuación veremos las tablas: cuándo una lista similar a una hoja de cálculo es el lugar correcto y cuándo debe permanecer en un objeto.