Una empresa no ofrece la misma imagen a todos los asientos. Ventas necesita personas, empresas, canalización y Max. El soporte necesita tickets y los campos que cierran una solicitud. Es posible que la gerencia necesite una visión completa, además de la capacidad de ver la actividad en los libros. Si otorga esa persona por persona, la siguiente contratación repite los mismos clics y siempre se extraña a alguien.

Los grupos arreglan la repetición. Crea Ventas, agrega las personas que llevan un libro y adjunta permisos a Ventas. Cuando se invita a un nuevo empleado como usuario, lo agrega a Ventas y hereda el mismo acceso. Cuando alguien pasa a Administración, cambia el grupo, no una docena de casillas de verificación.

Solo los administradores y propietarios pueden crear, cambiar el nombre y eliminar grupos, y solo pueden agregar personas que ya pertenecen a la cuenta. Invita primero, luego agrupa.

Los grupos aparecen dondequiera que Frontline pregunta quién puede hacer algo. Tres lugares son los más importantes en este curso.

Objetos. Este es el acceso al propio CRM: qué objetos y tipos de registros un grupo puede ver, crear, actualizar o eliminar. El departamento de ventas podría obtener acceso funcional completo a People, Companies y Deals, y acceso más ligero a Tickets. Es posible que el soporte obtenga campos Tickets y Contact que Ventas no debería editar. La gerencia podría ver todos los objetos. Si un grupo no puede ver clientes potenciales, esos usuarios no encontrarán a James Harrington hasta que sea Contact. Sea explícito. Los permisos de objetos son la forma de evitar que un modelo limpio se convierta en un campo abierto después de invitar a la empresa.

Cronograma de actividades. Estos son quienes pueden ver el historial de un registro, incluido el correo electrónico sincronizado y WhatsApp, no solo las notas que escribió el equipo. La línea de tiempo todavía redacta lo que una persona no puede ver, en la aplicación, a través de Max y a través de CLI. Los grupos le permiten decir "Las ventas pueden ver la actividad compartida en People" sin abrir todos los buzones de correo de toda la empresa. Alguien en Soporte y alguien en Administración pueden abrir James y aún así ver una profundidad diferente, si así es como configura el uso compartido.

Tiempo de ejecución de Max. Esto es quién puede ejecutar Max y hasta dónde puede llegar Max para ese grupo. Max lee los mismos objetos y la misma línea de tiempo que el usuario puede ver. Si Ventas tiene tiempo de ejecución y un grupo de contratistas no, solo Ventas puede pedirle a Max que busque un hogar, registre una llamada o actualice un campo. Si un grupo puede ejecutar Max pero no puede actualizar Deals, Max no moverá el mandato para ellos. El tiempo de ejecución no es un bypass. Es un permiso para usar el asistente dentro del acceso que ya otorgaste.

También verá grupos en tablas, Workflows y agentes cuando comparta esos recursos. El patrón es el mismo. Prefiere un grupo a una larga lista de nombres. Cambio People. El trabajo no.

Empezá más pequeño que el organigrama. Unos pocos grupos nombrados por el trabajo, no por la persona, cubren la mayoría de los equipos.

Ventas obtiene People, Companies y Deals, visibilidad en la línea de tiempo de los registros con los que trabajan y tiempo de ejecución de Max para que puedan registrar una llamada desde una nota de voz. En una empresa patrimonial, son los asesores propietarios de la relación con James and Harrington Family Office.

El soporte obtiene Tickets, los campos Contact que finalizan el papeleo y suficiente acceso al cronograma para completar un cambio de beneficiario sin ver todos los hilos privados de WhatsApp. Si aún no tiene un asiento de apoyo, omita el grupo hasta que lo tenga.

La administración obtiene una visión más amplia: objetos en todo el workspace, visibilidad de línea de tiempo más amplia y tiempo de ejecución Max. Los socios y líderes de equipo generalmente se sientan aquí, a menudo en la parte superior de una función de Propietario o Administrador, que aún anula los límites del grupo cuando necesitan arreglar el workspace.

No crees un grupo por persona. El “equipo de James” es un problema de asignación, no un problema de grupo. Deje constancia del vendedor. Pon a ese vendedor en Ventas.

Nombra los grupos como ya habla la empresa. Gestión, Ventas, Soporte, Marketing, Operaciones. Evite nombres que se vuelvan obsoletos, como veinticinco centavos o un proyecto. Revise los grupos cuando invite a una clase de empleados, no todos los lunes. Si sigue apareciendo una pregunta de permiso como "¿puede esta persona ver el correo electrónico de James?", se trata de una concesión de cronograma para el grupo, no de un objeto nuevo.

Un workspace saludable tiene pocos roles y pocos grupos. Los propietarios y administradores son raros. Los usuarios son el asiento predeterminado. Los grupos combinan primero los trabajos, Gestión y Ventas, luego solo lo que necesita. El acceso a objetos, la visibilidad de la línea de tiempo y el tiempo de ejecución de Max se configuran en esos grupos para que un nuevo vendedor herede un día laboral en lugar de una búsqueda del tesoro.

A continuación, la última lección de esta sección: tareas pendientes, notas y archivos, el trabajo que queda registrado una vez que las personas han entrado.