People es el objeto. Lead y Contact son tipos de registros en People. Ambos son individuos. Ambos tienen un nombre, una forma de llegar a ellos y una empresa. No necesitan la misma superficie de trabajo.

Un Lead podría necesitar una fuente, un siguiente paso y una fecha de primera reunión. Un Contact puede necesitar una fecha de incorporación, un hogar, una cadencia de revisión y un propietario exitoso. Si los divides en dos objetos, divides la identidad. El mismo correo electrónico puede existir en más de un lugar. La actividad se dispersa. Max no puede contar una sola historia sobre James Harrington en Harrington Family Office, porque James ahora vive en dos registros.

Los tipos de registro mantienen un objeto People y permiten que cada tipo de persona muestre los campos importantes. Deals puede seguir el mismo patrón más adelante, con nuevos negocios y renovaciones. La regla no cambia. Un sustantivo, más de un sabor.

También verá un campo Tipo de relación en People, con valores como Lead y Cliente. Ese campo es una etiqueta simple. Es útil cuando sólo necesitas una credencial. Utilice un tipo de registro cuando los clientes potenciales y los contactos necesiten campos diferentes, vistas diferentes o un paso de conversión real. Una etiqueta no puede ocultar los campos del hogar de un contacto desde una vista de cliente potencial. Un tipo de registro puede.

La conversión es un cambio de tipo en el mismo registro. No es una copia ni una creación nueva. Frontline actualiza el tipo de registro de Lead a Contact (o al revés). Todo lo que ya pertenece a esa persona permanece: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, notas, archivos, tareas pendientes y cronograma de actividades.

Lo que cambia es la superficie de trabajo. Los campos exclusivos de Lead dejan de mostrarse. Aparecen los campos Contact, listos para completar. Las vistas cambian según el tipo, por lo que el equipo llega a un diseño de contactos en lugar de a una lista de clientes potenciales. Los valores de los campos que ya no se muestran todavía se almacenan en el registro. Si vuelves a convertir, todavía están allí.

Los campos únicos aún se aplican en todo el objeto. En People, el correo electrónico y el teléfono siguen siendo únicos incluso si un registro es Lead y otro es Contact. No puede tener a james@harringtonfo.com como cliente potencial y nuevamente como contacto. Busca primero. Si James ya existe, conviértelo. Si crea un segundo registro, Frontline lo tratará como un duplicado y su equipo perderá la línea de tiempo que ya existe.

Una edición normal no puede cambiar el tipo. La conversión es su propia acción, intencionada, por lo que una actualización de campo casual no puede mover silenciosamente a alguien de Lead a Contact. También necesita permiso para actualizar tanto el tipo actual como el tipo de destino. El cambio se escribe en el registro de auditoría como una conversión, para que pueda ver quién movió el registro y cuándo.

Abre a la persona. Utilice convertir y elija Contact. Ese es todo el camino manual.

Tomemos como ejemplo la empresa patrimonial de las últimas lecciones. James Harrington comienza como Lead, al que se hace referencia después de una primera conversación. Su correo electrónico, el family office y los primeros correos electrónicos ya están registrados. Hay un acuerdo abierto para un mandato discrecional de 12 millones de dólares. Cuando se firma el mandato y llegan los primeros fondos, un asesor abre a James y lo convierte de Lead a Contact. Nadie vuelve a escribir el correo electrónico. Nadie reconstruye el vínculo de la empresa. El boleto de cambio de beneficiario de la semana pasada todavía está en su cronograma. El equipo ahora ve los campos de contacto, como revisar la cadencia y el hogar, y puede finalizar la incorporación en el mismo registro.

Convierte en la otra dirección sólo cuando lo digas en serio. Un contacto que se enfría puede volver a convertirse en un cliente potencial. Sigue siendo la misma persona. No cree una nueva pista "para mantener limpia la tubería". Así empiezan los duplicados.

La conversión manual es correcta cuando una persona realiza la llamada. Workflows tiene razón cuando la regla es clara y no quieres que el equipo recuerde el paso.

En Studio, un Workflow puede cambiar el tipo de registro. La acción es "cambiar tipo de registro". Lo apunta al registro que ya tiene y nombra el tipo de destino. Luego, Frontline realiza la misma conversión que una persona haría a mano: misma fila, nuevo tipo, historial intacto.

Un patrón común para un equipo patrimonial es este. Cuando la oferta vinculada a un Lead se marca como Ganada, el Workflow convierte a esa persona en Contact. Otro patrón: un formulario de incorporación completo o una cuenta financiada en el custodio desencadena el mismo cambio. También puede convertir en rutas de estilo masivo, como después de una revisión de importación, siempre que cada paso actualice el registro existente en lugar de crear uno nuevo.

Creá el Workflow para que encuentre a James primero y luego lo convierta. No cree un Contact y espere que el cliente potencial desaparezca. La creación y la conversión son acciones diferentes. Si el Workflow se crea, ahora tienes dos personas. Si se convierte, tendrá una persona del tipo correcto, con el mandato, los correos electrónicos y la family office aún adjuntos.

Aún puedes hacer que una persona convierta un registro que un Workflow omitió. Los dos caminos no están en conflicto. Escriben el mismo tipo de cambio.

Un campo puede pertenecer a Lead, a Contact o a ambos. Los campos compartidos, como el nombre y el correo electrónico, deben estar en ambos tipos para que la conversión nunca parezca que los datos desaparecieron. Los campos exclusivos de Lead, como fuente y siguiente paso, permanecen en Lead. Los campos exclusivos de Contact, como el hogar y la cadencia de revisión, permanecen en Contact. Si agrega un campo y no le aplica su alcance, aparecerá en todos los tipos. Sea deliberado.

Las vistas también pertenecen a un tipo de registro. Los clientes potenciales se pueden abrir como una tabla ordenada por el siguiente paso. Los contactos pueden abrirse como una tabla agrupada por asesor o mes de revisión. Al cambiar de tipo en la interfaz de usuario se intercambian las columnas que ve y la vista a la que llega. El objeto sigue siendo un objeto. La superficie de trabajo cambia con el trabajo.

Cada objeto tiene al menos un tipo de registro. Uno de ellos es el predeterminado. Los nuevos registros llegan allí a menos que usted elija lo contrario. Muchos equipos hacen que Lead sea el valor predeterminado para People, por lo que los nombres entrantes comienzan en el proceso y luego se convierten a Contact cuando la relación es real. El tipo predeterminado está protegido, por lo que no puede cambiarle el nombre ni eliminarlo mientras siga siendo el predeterminado. Aún puedes cambiar qué campos muestra. Si desea un valor predeterminado diferente, primero promueva otro tipo.

Los tipos de registros también pueden tener su propio nombre, icono y sustantivo singular, por lo que la interfaz de usuario puede decir "Crear cliente potencial" en lugar de "Crear persona" cuando ese es el tipo en el que se encuentra. Pequeña cosa, gran diferencia para un equipo que vive en el producto todo el día.

No cree un tipo de registro para cada filtro que desearía tener. Si la única diferencia es "prospecto versus cliente" como insignia, ese puede ser un campo. Utilice Lead y Contact como tipos cuando el proceso, los campos y la conversión realmente cambien.

No cree un objeto nuevo porque dos equipos quieran un diseño diferente de la misma persona. Ese es el caso para el que se crearon los tipos de registros. Un nuevo objeto es para un nuevo sustantivo. Un nuevo tipo de registro es para una nueva versión de un sustantivo que ya tiene.

Y no utilice tipos de registros para evitar la unicidad. Si dos equipos quieren cada uno “su propia” copia de un contacto, la solución son los permisos, las vistas o una conversación sobre la propiedad. No es un segundo récord. Frontline está diseñado para que una persona sea una sola persona en todo el objeto.

Si puede decir "esto sigue siendo una persona, solo un cliente potencial o un contacto", utilice un tipo de registro y realice la conversión cuando cambie la relación. Hágalo a mano cuando sea necesario tener criterio. Hágalo con un Workflow cuando la regla sea confiable, como un mandato ganado o una cuenta financiada.

Haga bien esa distinción y el resto del workspace permanecerá en calma. Los campos permanecen en los tipos que los necesitan. Las vistas siguen siendo legibles. Max puede seguir a James desde el primer correo electrónico hasta la revisión del cliente sin perder el hilo. Ésa es la cuestión de los tipos de registros: mismo registro, proceso más nítido.

A continuación, en este curso veremos los campos: los detalles de cada registro, qué tipos usar y qué es lo que Frontline ya guarda para usted.