Cada Workflow começa com exatamente um gatilho, e o gatilho decide que tipo de automação você está construindo.

Um Event Trigger escuta algo acontecendo em sua conta. Registro criado e registro atualizado em qualquer objeto, como People, Companies, Deals ou Tickets. Linha criada e linha atualizada em qualquer tabela personalizada. Contato criado e contato atualizado. Conversa encerrada, conversa inativa e feedback capturado, provenientes de um agente específico selecionado no acionador. Eventos de integração, como um novo checkout do Stripe, uma mudança no estágio do negócio da HubSpot, uma nova linha do Planilhas Google ou um novo arquivo em uma pasta do Drive. E webhook de entrada, abordado mais abaixo.

Um gatilho programado é executado em um relógio no fuso horário que você escolher. Manhãs dos dias úteis às nove, primeiro dia do mês, a cada quatro horas. É aqui que residem as revisões recorrentes, como uma varredura na segunda-feira de cada mandato que não foi movido em quatorze dias.

Duas coisas que vale a pena saber desde o início. A conversa é acionada por agente, então você seleciona quais agentes alimentam o Workflow. E a conversação ociosa precisa ser ociosa habilitada no canal do agente, já que o evento ocioso é o que o canal emite após um período de silêncio que você define.

A paleta é agrupada para que você possa encontrar as coisas por intenção.

IA e inteligência. O nó AI Agent é o carro-chefe. Você fornece a ele um modelo, instruções, um prompt e as permissões de tabela necessárias, e ele raciocina sobre a entrada e grava de volta em seu CRM por meio de suas próprias ferramentas. No exemplo de pontuação de lead, o AI Agent lê o novo registro, avalia-o em relação à sua rubrica e atualiza os próprios campos Pontuação de lead e Motivo da pontuação. Agent Capture é a versão mais restrita, usada quando você deseja que um modelo de IA extraia valores nomeados de um texto confuso para variáveis. Transcribe Audio transforma uma gravação em texto, com separação opcional de alto-falante. O File Analysis executa OCR e análise em um PDF ou imagem e fornece o texto bruto e uma leitura estruturada dele, que é como um documento de mandato assinado se torna um dado utilizável.

CRM. Data Action é um trabalho de registro direto e determinístico. Crie, atualize, exclua, pesquise, busque por ID ou mova um registro para um tipo de registro diferente. Criar atividade de registro registra uma atividade de nota, chamada, reunião, e-mail ou WhatsApp em um registro, para que a linha do tempo reflita o que a automação fez.

Dados e lógica. O Data Transformer usa um modelo para normalizar ou remodelar dados, o que é ideal para transformar uma carga bruta em campos limpos. O roteamento Conditional ramifica o caminho, avaliado em linguagem natural, de modo que uma condição é como “o mandato está acima de dez milhões” em vez de código. O loop itera sobre uma lista e fornece um caminho para o corpo, um caminho completo e um caminho separado para quando a lista voltar vazia. Break sai de um loop mais cedo. Alterar status de Workflow coloca outro Workflow ativo ou de volta ao rascunho, que é como você cria automações sazonais ou de campanha que se ativam.

Integração e mensagens. A chamada API atinge qualquer endpoint, com caminhos de sucesso e falha separados, de modo que uma resposta ruim é direcionada para algum lugar útil em vez de parar tudo. O Webhook de saída envia contexto para um sistema externo. Enviar respostas de mensagens dentro de uma conversa ativa, que emparelha naturalmente com o gatilho de conversa inativa. Send WhatsApp Message envia um modelo aprovado para um número de telefone ou registro People sem necessidade de conversa.

As variáveis ​​são como os ponteiros de uma etapa funcionam para a próxima e se comportam como substituição de texto. Você escreve {variable_name} em qualquer campo e Frontline o substitui por esse valor quando o Workflow é executado.

Existem três tipos que vale a pena separar na sua cabeça.

As variáveis ​​de gatilho chegam com o evento, sem custo de configuração. Um gatilho de registro carrega {created_record} ou {updated_record}. Um webhook recebido carrega {webhook_payload}. Um evento de integração carrega {trigger_payload}. A conversa encerrada contém {conversation_transcript} e {contact_info}, e é exatamente por isso que o enriquecimento pós-conversa é tão fácil. O feedback capturado adiciona {feedback}.

As variáveis ​​do nó são os resultados das etapas anteriores. Cada nó armazena sua saída e você faz referência a ela pelo nome desse nó na tela. Uma chamada API também pode capturar valores específicos de sua resposta em variáveis ​​nomeadas, de modo que {mandate_value} esteja disponível posteriormente sem transportar toda a carga útil. Os nós de IA são capturados em variáveis ​​que você define. Um Loop expõe o item atual, seu índice e o comprimento da lista enquanto o corpo é executado.

As variáveis ​​Workflow são aquelas que você cria para este Workflow. Você os nomeia, descreve e um nó os preenche. Crie first_name, email e mandato_size uma vez e cada nó a partir desse ponto poderá lê-los.

Uma regra mantém isso simples. As variáveis ​​são valores simples, portanto, quando uma carga chega como um blob, você extrai primeiro os campos necessários com um Data Transformer ou um nó Agent Capture e, em seguida, usa essas variáveis ​​limpas em qualquer outro lugar. Essa etapa extra também é o que torna a execução legível posteriormente, porque você pode ver os valores exatos que foram extraídos.

Um webhook de entrada é um endpoint hospedada Frontline no qual qualquer sistema externo pode postar. Um formulário, um provedor de pagamento, um gravador de reunião, um CRM legado, um script.

Você o cria nos webhooks recebidos e obtém três coisas. Um URL, um token de acesso e um botão Testar Webhook para que você possa disparar uma carga útil de amostra e confirmar a forma antes de criar qualquer coisa com base nela. Você pode nomeá-lo e descrevê-lo, ativar ou desativar a autenticação e desativá-lo como um kill switch que para de aceitar chamadas enquanto mantém intacto o histórico completo.

Para usá-lo, adicione um Event Trigger definido ao webhook de entrada e selecione qual webhook o alimenta. O corpo completo chega como {webhook_payload} e cada entrega é registrada como um evento com a carga útil, a origem e os Workflows que acionou. Quando algo parece errado, o histórico de eventos informa se a chamada chegou, o que geralmente é a maneira mais rápida de separar um problema do remetente de um problema de Workflow.

A versão Harrington disso é um anotador de reuniões. A chamada termina, o anotador publica as notas em seu webhook, um nó de análise de arquivo ou transformador de dados extrai os compromissos, um Data Action atualiza o Deal e a atividade de criação de registro registra a recapitulação no registro.

A guia Logs é o histórico de execução desse Workflow. Cada execução mostra um Run ID, quando foi iniciada, seu status, o tempo de execução e os créditos de IA consumidos. Você pode filtrar por período e status, para que seja fácil isolar uma tarde ruim.

Abra qualquer execução e o painel Detalhes da Execução oferece duas visualizações. O Resumo é o título: ID da execução, status, início e conclusão, duração e créditos. Node Runs é onde residem as verdadeiras respostas. Cada nó nessa execução é listado com seu próprio status, sua própria duração e seu próprio custo de crédito, e cada um tem Visualização de entrada e saída.

Abra-o e, para um nó de IA, você verá o modelo, a temperatura, as instruções, o prompt, as ferramentas de tabela que ele possuía e as variáveis ​​de contexto que recebeu, juntamente com sua cadeia de pensamento, cada chamada de ferramenta com parâmetros e o resultado que cada chamada retornou. Quando a pontuação inicial dá zero a James, você não está adivinhando. Você pode ler o raciocínio, ver que o e-mail era um domínio genérico e os campos da empresa eram desconhecidos e decidir se deseja corrigir a rubrica ou o formulário de admissão.

O tempo por nó e os créditos por nó também tornam a otimização concreta. Se um AI Agent for responsável pela maior parte da duração e pela maior parte do custo, esse é o nó a ser simplificado.

Analytics é a visualização agregada do período escolhido. Total de execuções, concluídas, com falha e pendentes. Média de créditos por corrida e total de créditos. Funciona por hora do dia e por dia da semana. Um gráfico de barras diário de uso de crédito.

Use-o para duas perguntas. Esta automação está íntegra e a contagem de falhas responde imediatamente. E essa automação vale o que custa? Qual média de créditos por execução responde em um número que você pode comparar entre Workflows.

Você não precisa começar do zero.

Fale com Max sobre o resultado que você deseja em linguagem simples. Descreva a automação que você está tentando construir, os objetos envolvidos e as condições, e use isso para moldar o design antes de tocar em um nó.

Para equipes que moram em um terminal, a Frontline CLI expõe o mesmo Workflow API usado pelo canvas. Crie um Workflow, adicione nós, conecte arestas, defina variáveis, ative-o, leia o gráfico e extraia logs de execução, tudo como comandos. Aponte um agente de codificação como Claude Code para ele e o loop fica mais rápido, porque o agente pode ler o gráfico atual, fazer uma alteração, acionar uma execução, ler a entrada e saída no nível do nó e corrigir-se. Esse é o loop de depuração que a visualização Node Runs fornece no aplicativo, em execução autônoma.

O CLI também é a forma como os Workflows se tornam revisáveis. Você pode manter a definição de uma automação em um repositório, diferenciar uma alteração e reconstruir o mesmo Workflow em outra conta.

Escolha algo que sua equipe faz Playbookmente todos os dias e faça disso seu primeiro Workflow.

Para o Harrington Family Office, a primeira construção honesta é a pontuação de leads. Um Event Trigger registrado criado no Leads, um nó AI Agent com uma rubrica clara e permissão para atualizar o registro e nada mais. Salve-o, coloque-o no ar, envie um líder de teste, abra a execução e leia o raciocínio.

Uma vez que você confia nesse ciclo, todo o resto é aditivo. Adicione o roteamento Conditional para que mandatos grandes sejam encaminhados diretamente para um consultor sênior. Adicione Criar atividade de registro para que a linha do tempo mostre a pontuação. Adicione um Workflow de encerramento de conversa para que cada thread WhatsApp enriqueça o registro por conta própria. Adicione um Workflow de conversa ociosa com Enviar mensagem para que James receba um empurrãozinho em vez de ser esquecido.

O padrão escalável são pequenos Workflows, cada um executando bem um trabalho, conectado aos eventos que você já gera.