Uma empresa não dá a mesma imagem a todos os assentos. As vendas precisam de pessoas, empresas, pipeline e Max. O suporte precisa de tickets e dos campos que fecham uma solicitação. A administração pode precisar de uma visão completa, além da capacidade de ver a atividade nos livros. Se você conceder essa pessoa por pessoa, a próxima contratação repete os mesmos cliques, e sempre falta alguém.

Os grupos corrigem a repetição. Crie Vendas, adicione as pessoas que possuem um livro e anexe permissões a Vendas. Quando um novo contratado é convidado como usuário, você o adiciona ao Sales e ele herda o mesmo acesso. Quando alguém passa para o Gerenciamento, você altera o grupo, não uma dúzia de caixas de seleção.

Somente administradores e proprietários podem criar, renomear e excluir grupos, e só podem adicionar pessoas que já pertençam à conta. Convide primeiro e depois agrupe.

Os grupos aparecem onde quer que Frontline pergunte quem tem permissão para fazer algo. Três lugares são mais importantes neste curso.

Objetos. Este é o acesso ao próprio CRM: quais objetos e tipos de registro um grupo pode ver, criar, atualizar ou excluir. As vendas podem obter acesso funcional completo ao People, Companies e Deals, e acesso mais leve ao Tickets. O suporte pode obter campos Tickets e Contato que Vendas não deve editar. A gerência pode ver todos os objetos. Se um grupo não puder ver os Leads, esses usuários não encontrarão James Harrington até que ele seja um Contato. Seja explícito. As permissões de objeto são como você evita que um modelo limpo se torne gratuito para todos depois de convidar a empresa.

Cronograma da atividade. É quem pode ver o histórico em um registro, incluindo e-mail sincronizado e WhatsApp, não apenas as notas digitadas pela equipe. A linha do tempo ainda redige o que uma pessoa não tem permissão para ver, no aplicativo, por meio do Max e do CLI. Os grupos permitem que você diga “As vendas podem ver a atividade compartilhada no People” sem abrir todas as caixas de correio para toda a empresa. Alguém no suporte e alguém na gerência podem abrir o James e ainda ver profundidades diferentes, se for assim que você definir o compartilhamento.

Tempo de execução Max. É quem pode executar o Max e até onde o Max pode ir para esse grupo. Max lê os mesmos objetos e a mesma linha do tempo que o usuário pode ver. Se Vendas tiver tempo de execução e um grupo contratado não, somente Vendas poderá solicitar que Max encontre uma família, registre uma chamada ou atualize um campo. Se um grupo puder executar Max, mas não puder atualizar Deals, Max não moverá o mandato para eles. O tempo de execução não é um desvio. É permissão para usar o assistente dentro do acesso que você já concedeu.

Você também verá grupos em tabelas, Workflows e agentes ao compartilhar esses recursos. O padrão é o mesmo. Prefira um grupo a uma longa lista de nomes. Alteração People. O trabalho não.

Comece menor que o organograma. Alguns grupos nomeados de acordo com o cargo, e não com a pessoa, abrangem a maioria das equipes.

As vendas obtêm People, Companies e Deals, visibilidade da linha do tempo para os registros em que trabalham e tempo de execução Max para que possam registrar uma chamada a partir de uma nota de voz. Em uma empresa de patrimônio, são os consultores que controlam o relacionamento com James e Harrington Family Office.

O suporte obtém Tickets, os campos de contato que finalizam a papelada e acesso ao cronograma suficiente para concluir uma mudança de beneficiário sem ver todos os threads WhatsApp privados. Se você ainda não tem assento de apoio, pule o grupo até conseguir.

O gerenciamento tem uma visão mais ampla: objetos em todo o workspace, visibilidade mais ampla da linha do tempo e tempo de execução do Max. Parceiros e líderes de equipe geralmente ficam aqui, muitas vezes no topo de uma função de Proprietário ou Administrador, que ainda substitui os limites do grupo quando precisam consertar o workspace.

Não crie um grupo por pessoa. “A equipe de James” é um problema de atribuição, não de grupo. Coloque o vendedor no registro. Coloque esse vendedor em Vendas.

Nomeie os grupos da forma como a empresa já fala. Gestão, Vendas, Suporte, Marketing, Operações. Evite nomes obsoletos, como uma moeda ou um projeto. Revise os grupos ao convidar uma turma de contratações, não toda segunda-feira. Se uma pergunta de permissão continuar voltando como “esta pessoa pode ver o e-mail de James”, é uma concessão de linha do tempo no grupo, não um novo objeto.

Um workspace saudável tem poucas funções e poucos grupos. Proprietários e administradores são raros. Os usuários são o assento padrão. Os grupos correspondem primeiro a cargos, gerenciamento e vendas, depois apenas o que você precisa. O acesso a objetos, a visibilidade da linha do tempo e o tempo de execução do Max são definidos nesses grupos para que um novo vendedor herde um dia de trabalho em vez de uma caça ao tesouro.

A seguir, a última lição desta seção: tarefas, notas e arquivos, o trabalho que fica registrado depois que as pessoas entram.