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Configurando tarefas e rotinas
Escreva instruções de tarefas, escolha integrações e saiba o que as ferramentas de sistema, as Custom Tools e o acesso a dados CRM fazem. Agende uma revisão de pipeline ou uma busca por leads conquistados.
Uma tarefa Max é um trabalho que Max executa sem você enviar um chat. Uma revisão do pipeline toda segunda-feira. Uma busca por leads semelhantes depois de fechar um negócio. As rotinas são como um assistente funciona quando você não está na sala.
Eles são separados das tarefas em um Person ou Deal e da lista de verificação que o Max é criado dentro de um chat. Esses são trabalhos humanos ou um plano para uma mensagem. Uma tarefa Max é a automação própria do Max, em seu agente.
Você pode criar uma tarefa na IU de Tarefas, a partir de um modelo ou no CLI. Você também pode perguntar ao Max. “Crie uma tarefa às 8h de segunda-feira que revise meus negócios abertos e sinalize qualquer problema travado.” Ele redigirá o nome, o cronograma, as instruções e o acesso. Leia-o antes de ativá-lo.
O que são instruções?
As instruções são o trabalho. Escreva-os como se estivesse instruindo alguém que trabalhará sozinho e depois lhe entregue o resultado.
Diga o que olhar, o que fazer e como é “pronto”.
"Revise meu Deals aberto. Agrupe por estágio. Sinalize qualquer coisa sem atividade em quatorze dias. Deixe os registros como estão. Dê-me um resumo standup."
Quando a execução termina, o texto que Max escreve é o que você receberá se tiver ativado o e-mail, notificação WhatsApp ou Slack. A configuração de notificação fornece esse resultado. Você pode deixar “envie-me isto” fora das instruções. Termine o trabalho quando o briefing estiver pronto.
Ferramentas de sistema, Custom Tools, acesso a dados e integrações
Uma tarefa pode usar quatro tipos de acesso.
As ferramentas do sistema são construídas na Frontline. Pesquisa na Web, pesquisa no LinkedIn, pesquisa, pesquisa de arquivos, diretório. Use-os quando o trabalho precisar da web aberta ou de seus arquivos. Uma busca fechada por leads que procura empresas semelhantes online precisa de pesquisa ou do LinkedIn.
Custom Tools são ferramentas API criadas por sua conta. Uma calculadora de preços, uma verificação de crédito interna, uma pesquisa no portal. Ligue um quando as instruções chamarem API.
O acesso aos dados e tabelas é o própria Frontline. People, Companies, Deals, Tickets, objetos personalizados e tabelas. Você pode permitir atividades de leitura, criação, atualização, exclusão e registro em log. Uma revisão de pipeline precisa de Deals, Companies e People, geralmente somente leitura. Uma tarefa que escreve uma nota em um Company precisa criar atividade nesse objeto. As tabelas são listas de referência, como uma tabela de taxas.
Integrações são aplicativos conectados. Google Drive, OneDrive, Calendário, Slack. Escolha aqueles que o trabalho usa. Se a tarefa precisar ler uma pasta do Drive, adicione o Drive. Se for necessário se preparar a partir de um evento de calendário, adicione Calendar. O CRM já está ao alcance.
Dê à tarefa o acesso que o trabalho precisa.
Tarefas agendadas
As tarefas agendadas são executadas em um relógio. Uma tarefa é agendada ou baseada em eventos.
Revisão do pipeline, segunda-feira às 8h. Instruções: Revise meu Deals aberto. Grupo por etapa. Identifique qualquer coisa sem atividade em quatorze dias, qualquer coisa que esteja parada por muito tempo no mesmo estágio e os maiores valores em risco. Use o Company, o People na negociação, última interação e abra o Tickets. Dê-me um breve resumo para que eu possa correr em pé. Acesso: Deals, Companies, People, Tickets, leia. Notifique Slack ou WhatsApp.
Encontre mais leads de fechados e ganhos, sexta-feira às 16h. Instruções: Veja o Deals que ganhamos nos últimos 30 dias. Para cada Company ganho, sugira Companies e People semelhantes já em Frontline que ainda são Leads, no mesmo setor ou em tamanho semelhante, sem nenhum Deal aberto. Liste quem contatar e por quê. Acesso: Deals, Companies, People. Adicione pesquisa ou LinkedIn se quiser que ele procure fora da Frontline.
Tarefas baseadas em eventos
As tarefas baseadas em eventos são executadas quando um conector é acionado.
Exemplo: um arquivo é criado ou atualizado em uma pasta de cliente no Google Drive ou OneDrive. Instruções: Combine o nome da pasta ou arquivo com um Company. Adicione uma nota sobre aquele Company com o nome do arquivo e uma linha sobre o que é. Acesso: Companies, criar atividade. Integração: Drive ou OneDrive.
Tarefas agendadas que você pode executar agora para testar. As tarefas de evento aguardam o gatilho. Desative uma tarefa quando quiser que ela seja pausada.
Playbooks, a seguir, orienta como Max se comporta quando você conversa ou quando ele faz draft. Uma tarefa é um trabalho em um timer ou gatilho. Você pode pedir ao Max para criar ambos.