Os quatro objetos padrão são fornecidos com campos que você não deve recriar. People já possui nome, email, telefone, função, empresa e última interação. Companies já possui site, indústria e força de conexão. Deals já possui estágio, valor e última alteração de status. Tickets já possui status e última alteração de status.

Alguns desses campos são mantidos para você. O nome de uma pessoa é construído a partir do primeiro e do último. A última interação se move quando a atividade chega. O logotipo e os links sociais de uma empresa podem ser preenchidos no domínio. Se você adicionar “Último e-mail enviado” ou “Saúde da conta”, agora você terá duas fontes de verdade. Verifique o objeto primeiro. Adicione um campo somente quando a empresa tiver um fato que Frontline ainda não armazena.

Cada campo tem um tipo. O tipo não é decoração. É o que torna o valor pesquisável, utilizável em visualizações e legível para Max e seus Workflows.

Texto é para palavras. Uma linha curta é adequada para uma fonte, um apelido ou uma função. Ative uma área mais longa quando precisar de uma descrição. E-mail, telefone e URL ainda são texto, com um formato que valida o valor e o torna clicável. Use esses formatos em vez de uma caixa simples. Um telefone armazenado como texto livre não corresponderá, ligará ou desduplicará da mesma forma que um campo de telefone.

O número é para contagens, porcentagens e dinheiro. O valor do mandato e o valor do AUM devem ser moeda, não uma frase. As porcentagens permanecem porcentagens. Os inteiros permanecem inteiros. Se você digitar “doze milhões” em um campo de texto, não poderá totalizá-lo em uma visualização ou usá-lo em uma fórmula.

A data pode ser um dia, como uma data de revisão, ou uma data e hora, como uma reunião. Sim ou não é para um binário verdadeiro, como “IPS em arquivo”. Se você adicionar “talvez”, você deseja uma seleção.

Select é uma lista curta e estável que você controla: origem do lead, tolerância ao risco, tipo de mandato. Um valor ou vários, dependendo do campo. As opções recebem um nome e uma cor e aparecem como emblemas. A relação é diferente. Use-o quando o valor for outro registro que você possa abrir, como Company de uma pessoa ou um portfólio de modelo que tenha sua própria linha. Se a lista crescer, tiver dados extras ou precisar de uma linha do tempo, é uma relação, não uma seleção.

Os campos de usuário apontam para pessoas em seu espaço de trabalha Frontline. É assim que um lead consegue um consultor e como um ticket consegue um proprietário. O campo Usuários integrado em People, Deals e Tickets é deste tipo.

O arquivo contém um anexo no registro. Avatar é a imagem registrada e, no Companies, geralmente é preenchido para você. A fórmula calcula a partir de outros campos, da mesma forma que uma planilha, e é atualizada quando as entradas mudam. Use uma fórmula para algo como uma taxa de AUM, e não para um fato que uma pessoa deva digitar. Os campos de fórmula são somente leitura.

Depois que um campo existe, seu tipo permanece inalterado. Você pode renomeá-lo, torná-lo obrigatório ou alterar opções em uma seleção. Você não pode transformar uma caixa de texto em uma seleção posteriormente. Se você escolheu o tipo errado, crie o campo correto, mova os valores e retire o antigo.

Obrigatório significa que o registro não pode ser salvo vazio. Único significa que o valor não pode ser repetido naquele objeto. Você pode definir ambos nos campos adicionados. Único abrange todo o objeto. Ele não é redefinido por tipo de registro, por visualização ou por proprietário.

No People, e-mail e telefone são exclusivos por design. Esse é o comportamento do sistema, não uma configuração que você ativa. Email é a identidade principal. O telefone é o segundo. Frontline os usa para manter uma pessoa como uma só pessoa. Se James Harrington já existir com james@harringtonfo.com, você não poderá criar outro Lead ou Contato com esse e-mail. O mesmo se aplica ao número de telefone dele. Uma segunda criação é tratada como duplicada e não como uma nova linha.

Essa regra se aplica ao Lead e ao Contato. A singularidade não se importa com o tipo que ele é. Converter James de Lead em Contato não libera o e-mail para um novo registro. Continua a ser a mesma pessoa, com o mesmo e-mail e o mesmo telefone. Pesquise primeiro. Se ele estiver lá, converta-o ou atualize-o. Não invente um segundo James para que cada equipe possa “ter o seu”.

O telefone tem mais um comportamento de sistema. Frontline armazena uma versão normalizada do número em segundo plano para que formatos como (212) 555-0142 e +1 212 555 0142 contem como a mesma pessoa. Você trabalha com o campo de telefone que vê. A correspondência é feita para você.

Não adicione um segundo “E-mail comercial” ou “Celular” e marque aqueles exclusivos como solução alternativa. Você lutará contra a identidade que a plataforma já impõe. E-mails ou telefones extras, se você precisar deles, são fatos extras, não uma segunda chave. Deixe Email e Telefone como chaves do sistema e converta quando o relacionamento mudar.

Você ainda pode colocar exclusivo em um campo personalizado quando a empresa precisar. Um número de cliente em Contato ou um código de conta em um Company é bastante exclusivo. Apenas saiba que você está adicionando uma regra para todo o objeto, incluindo todos os tipos de registro.

Um novo campo pode chegar a cada tipo de registro ou a um. A origem e a próxima etapa pertencem ao Lead. Família, cadência de revisão e IPS em arquivo pertencem ao Contato. Nome, e-mail e telefone pertencem a ambos, para que a conversão nunca pareça que os dados desapareceram. Se você adicionar “Cadência de revisão” e esquecer de definir o escopo, ela aparecerá em todos os leads. Seja deliberado.

Nomeie os campos da maneira como as pessoas os dizem em voz alta. “Revisar cadência”, não “review_cadence”. “Fonte do lead”, não “src”. O rótulo é o que a UI, o API e o Max usarão.

No People, James já tem nome, sobrenome, e-mail e telefone. Esses dois últimos são únicos em toda a empresa. Como Lead ele também mostra a Origem e o Próximo passo. Após a conversão, esses campos de lead saem do layout. Os campos de contato aparecem: Família, Cadência de revisão, IPS em arquivo. O e-mail não se moveu. O telefone não se mexeu. A empresa não se mexeu. Apenas os fatos visíveis mudaram.

No Deal, Valor é moeda e Estágio é uma seleção. Você pode adicionar o tipo de mandato como uma seleção e a data de financiamento esperada como uma data. Você não adicionaria “E-mail do cliente” ao negócio. Esse e-mail reside em James e já é único lá. Você não adicionaria “Data da última chamada”. Essa é a última interação, impulsionada por atividades.

No Harrington Family Office você pode adicionar um custodiante como uma seleção se a lista for curta, ou uma relação com uma tabela de Custodiantes se cada custodiante tiver mais de um nome. A próxima lição é sobre essa escolha.

Uma lista de campos saudável é entediante da melhor maneira. Os tipos correspondem aos dados. Liderar e entrar em contato mostram o que precisam. E-mail e telefone no People continuam sendo as chaves do sistema, exclusivas em cada tipo. Nada duplica um campo que Frontline já calcula. Nada armazena uma conversa que pertence à linha do tempo.

Se não tiver certeza, escreva a pergunta em um bloco de notas. “Qual é o mês de revisão de James?” é um campo. “O que dissemos na terça-feira?” é uma atividade. “Qual é a nossa tabela de taxas para cada classe de ações?” provavelmente é uma mesa.

A seguir, veremos as atividades: o histórico que é preenchido em torno dos registros quando os campos e o modelo estão no lugar.