Zonamerica reemplazó el registro manual de visitantes por un agente de IA que automatiza invitaciones, valida información y genera códigos QR al instante.
Zonamerica es el mayor parque de negocios y tecnología de Uruguay y la primera zona franca privada del país. Con más de tres décadas de trayectoria, un campus de más de 90 hectáreas y presencia también en Colombia, su ecosistema reúne a más de 500 empresas de sectores como tecnología, servicios financieros, logística y outsourcing, y a más de 7.000 personas que trabajan a diario en el predio.
Un campus de esa escala recibe un flujo constante de gente de afuera: clientes, proveedores, candidatos, invitados a eventos. Aproximadamente 2.000 visitantes ingresan cada mes, y cada uno de esos ingresos tiene que registrarse y controlarse sin frenar el ritmo de la operación.
El reto
El proceso tradicional de visitantes dependía de flujos de registro manuales que, muchas veces, terminaban resolviéndose en los propios puestos de seguridad. El sistema funcionaba, pero a costa de fricción innecesaria y carga administrativa.
Esa dependencia de lo manual tenía tres consecuencias. Enlentecía el acceso, porque buena parte del registro recaía sobre el punto de entrada en lugar de resolverse antes. Limitaba la visibilidad, porque la información de cada visita no siempre quedaba capturada de forma estructurada. Y sumaba una carga operativa que crecía junto con el volumen.
Con un alto flujo de visitantes y una complejidad operativa en aumento, Zonamerica necesitaba simplificar la experiencia de ingreso sin resignar (al contrario, mejorando) la trazabilidad y la velocidad.
La solución
Zonamerica implementó un sistema inteligente impulsado por un agente de IA que se hace cargo del proceso de visitantes de punta a punta.
El agente automatiza la gestión de las invitaciones, valida la información del visitante mediante una interacción directa con él, genera el código QR de acceso al instante y se comunica con el visitante sin necesidad de intervención manual. El registro deja de recaer sobre el puesto de seguridad y pasa a resolverse antes de que la persona llegue al predio: cuando el visitante se presenta, ya tiene su QR y su ingreso validado.
Los resultados
El registro se volvió más rápido. Al resolverse la validación por adelantado, el ingreso dejó de depender de un trámite en el punto de entrada, y la fricción en los accesos disminuyó de forma notoria.
La recolección de datos también mejoró: cada visita queda capturada de forma estructurada, lo que le da a Zonamerica una trazabilidad que el registro manual no permitía. El resultado es una experiencia más simple para el visitante y, al mismo tiempo, más control y mejor información para la operación, dos objetivos que en el esquema manual solían estar en tensión.
Lecciones
La experiencia de Zonamerica deja aprendizajes aplicables a cualquier organización que gestione accesos a escala.
- La fricción se resuelve antes de la puerta. El cuello de botella no estaba en el punto de entrada, sino en que el registro sucediera ahí. Mover la validación hacia adelante es lo que agiliza el ingreso.
- Velocidad y control no están reñidos. Automatizar el registro no significó relajar el control: capturó mejores datos y más completos, al mismo tiempo que aceleró el acceso.
- El QR instantáneo cambia la experiencia. Que el visitante llegue con su acceso ya validado transforma la percepción del ingreso, tanto para él como para el equipo de seguridad.
Qué sigue
Con el proceso de visitantes ya automatizado, Zonamerica cuenta con una base sobre la cual seguir mejorando la trazabilidad y la experiencia de acceso a su campus, en línea con el estándar de infraestructura y servicios que caracteriza al parque.
