Antarka reemplazó información dispersa en Google Drive por un sistema único para contactos, proyectos y tareas. Con Frontline, la startup adaptó el CRM a su operación de biotecnología, incorporó a Max como copiloto y empezó a automatizar procesos comerciales y administrativos.
Sobre Antarka
Antarka es una startup uruguaya de biotecnología que desarrolló, a partir de organismos de la Antártida, una enzima capaz de reparar el daño solar en el ADN de la piel. Su activo se integra a formulaciones de terceros (cremas, protectores solares y serums), por lo que su negocio es enteramente B2B y trabaja con marcas y laboratorios de la industria cosmética.
Fundada por cuatro científicos y respaldada por fondos internacionales, Antarka pasó rápidamente de proyecto de investigación a empresa en expansión. Ese crecimiento trajo un problema habitual en startups científicas: la operación creció más rápido que las herramientas que la sostenían.
El punto de partida
Cuando Antarka estaba formada solamente por sus cuatro fundadores, la información se manejaba entre ellos y vivía en Google Drive, pero estaba desestructurada y desconectada.
Al sumar personas y acelerar el crecimiento, ese esquema dejó de alcanzar. El equipo necesitaba consolidar el seguimiento de proyectos, los potenciales clientes, los contactos y la información comercial en una fuente de verdad única que también permitiera generar reportes y automatizar tareas.
“Necesitábamos un sistema en el que pudiéramos volcar toda la información, sacar reportes e informes y además automatizar tareas.”
Google Drive servía para almacenar documentos, pero no para conectar la operación. Antarka necesitaba estructura sin adoptar un sistema ajeno a la forma particular en que trabaja una startup de biotecnología.
Un sistema que se adapta a cómo trabajan
El primer uso de Frontline fue el CRM: contactos, empresas y leads consolidados en un solo lugar. El valor mayor apareció cuando Antarka empezó a moldearlo alrededor de su operación.
Un pipeline de ventas convencional no alcanzaba para seguir proyectos de I+D y comerciales. En lugar de forzar el trabajo dentro de un molde rígido, el equipo creó dos entidades propias: una de proyectos, con vista Kanban, y otra de tareas.
Antarka vinculó ambas entidades para que cada proyecto agrupe sus tareas y cada tarea tenga una persona responsable. El propio equipo definió el nivel de detalle. Ahora los pendientes están visibles para todos en el mismo sistema.
“Esto era algo que necesitábamos nosotros como empresa con estas características. Fue muy fácil moldearlo y personalizarlo, con el detalle que necesitábamos, específico para nuestro caso.”
La experiencia mostró que la flexibilidad determina si un CRM puede acompañar a una empresa cuya operación no se parece a la del promedio.
Consolidar la información comercial
Antarka conectó WhatsApp, email y otras herramientas al CRM. La utilidad de esa base común se hizo especialmente visible después de dos eventos internacionales de promoción, uno en Estados Unidos y otro en Europa.
El equipo volvió con una gran cantidad de tarjetas comerciales. En lugar de cargar cada contacto a mano, le enviaba a Max una foto de la tarjeta. Max completaba los datos, enriquecía la información y ayudaba a clasificar el contacto dentro del CRM.
Así, una pila de tarjetas se convirtió en una base de leads ordenada y accionable sin horas de carga manual. Para un equipo comercial, esa diferencia permite aprovechar una oportunidad internacional mientras el contexto todavía está fresco.
Max como copiloto del equipo
Max se volvió una herramienta transversal en el trabajo diario. Antarka lo usa para redactar y gestionar correos, pedir resúmenes y extraer información puntual del contexto disponible.
La diferencia más importante es que Max no funciona como un chatbot de ayuda. Actúa como un agente que configura las herramientas del sistema para el usuario. En una startup, donde cada persona cubre varios frentes, reducir el tiempo dedicado a configurar software libera capacidad para trabajo de mayor valor.
“Para las personas no técnicas es muy fácil de implementar, no necesitás conocimiento tecnológico para hacerlo porque Max configura por vos.”
Antarka puede adaptar la plataforma sin depender de implementadores o desarrolladores para cada cambio.
Primeras automatizaciones
Con la información ordenada, Antarka empezó a sumar workflows. Hoy tiene dos en funcionamiento: un chatbot conectado a Frontline que canaliza las consultas del sitio web y un flujo administrativo para cobranzas.
Son los primeros pasos de una capa de automatización que el equipo todavía está explorando.
Lecciones
- Consolidar es distinto a almacenar. El valor está en tener una fuente de verdad de la que todo el equipo pueda obtener información y reportes.
- La flexibilidad define la utilidad. Antarka creó entidades propias para proyectos y tareas porque un pipeline estándar no representaba su operación.
- La configuración no debería requerir un especialista. En una startup, el tiempo dedicado a mantener el CRM compite con el trabajo central del negocio.
- Ordenar primero, automatizar después. Los workflows llegaron cuando la información ya estaba consolidada y conectada.
Qué sigue
Antarka está construyendo tablas de KPIs comerciales dentro del mismo sistema, definidas a su medida, y avanzando gradualmente hacia más workflows y agentes. La lógica se mantiene: primero consolidar y ordenar; después, sumar automatización sobre una base confiable.
