O Consi Studio substituiu um processo de reservas totalmente manual por um agente de IA que gerencia a agenda, os pagamentos e a comunicação com as clientes em tempo real.
Sobre o Consi Studio
Consi Nicola tem mais de 10 anos de experiência como maquiadora profissional e já atendeu mais de 400 noivas. Movida pela paixão pelo ofício, fundou o Consi Studio em Carrasco, Montevidéu, onde trabalha com uma equipe de artistas formadas em sua técnica e estilo. Hoje o estúdio oferece serviços para noivas, eventos sociais e formação profissional.
As reservas chegam principalmente pelo WhatsApp. Como em muitos negócios de beleza, a agenda é o centro da operação, e cada demora na resposta pode levar uma cliente a reservar em outro lugar.
À medida que o estúdio cresceu, também cresceu a complexidade por trás de cada reserva. O que parecia uma pergunta simples como “Você tem disponibilidade?” era, na verdade, o início de um processo longo, manual e coordenado.
Um processo manual
Por trás de cada “Você tem disponibilidade?” era preciso entender o serviço, identificar a maquiadora preferida, verificar várias agendas e sugerir alternativas quando o horário desejado não estava livre.
Encontrar o horário era apenas metade do trabalho. Depois, a equipe precisava confirmar com a maquiadora, validar a reserva, pedir um sinal, verificar o pagamento, registrar o horário, enviar lembretes e garantir o pagamento final. Também havia cancelamentos, remarcações e atualizações constantes em múltiplos calendários.
Duas pessoas faziam todo esse trabalho manualmente enquanto respondiam um alto volume de mensagens. Fora do horário comercial, as mensagens se acumulavam e reservas eram perdidas pela demora. Cada nova maquiadora adicionava outra agenda para coordenar.
O Consi Studio tinha escalado a demanda, mas a operação continuava totalmente manual.
Maca, um agente que assume o fluxo completo
A solução foi a Maca, um agente de IA integrado diretamente à operação do estúdio. A Maca assume todo o fluxo de trabalho.
Ela responde 24/7, entende o que a cliente precisa e acessa a disponibilidade da equipe para propor horários. Reserva e bloqueia o horário enquanto a reserva está em andamento, coordena com a maquiadora, confirma o atendimento e gerencia os pagamentos.
A Maca verifica os sinais, acompanha valores pendentes, envia lembretes e gerencia cancelamentos ou remarcações atualizando as agendas em tempo real. Também garante que o pagamento final seja concluído e que todas as informações fiquem registradas.
Tudo acontece de forma conversacional pelo WhatsApp, o mesmo canal onde a cliente iniciou o contato. Nos bastidores, a Maca conecta calendários, sincroniza dados e executa tarefas que antes exigiam coordenação humana constante.
Como funciona uma reserva
Uma cliente escreve pelo WhatsApp porque quer agendar uma maquiagem para um evento social. A Maca pede o nome e sobrenome (se ainda não tiver esses dados) e envia no chat um formulário para reservar com a equipe do estúdio.
A cliente escolhe a data, vê os horários disponíveis com o preço estimado e seleciona a opção preferida. O horário fica pré-reservado imediatamente. A Maca explica que é necessário um sinal de 50%, envia os dados de pagamento e mantém a reserva por um prazo para receber o comprovante. Depois da verificação, o atendimento fica confirmado e registrado.
Se a cliente precisar cancelar ou remarcar, resolve tudo no mesmo canal e a Maca atualiza a agenda. Uma cadeia desconectada de mensagens, planilhas e calendários se transforma em uma única conversa fluida.
Os resultados
Na primeira semana, a Maca gerenciou mais de 270 conversas sem intervenção humana. Os tempos de resposta se tornaram instantâneos a qualquer hora, inclusive à noite, quando mensagens sem resposta antes viravam reservas perdidas.
A disponibilidade centralizada eliminou conflitos entre calendários. A carga manual também caiu significativamente: as duas pessoas que sustentavam o processo deixaram de coordenar cada reserva à mão.
O Consi Studio passou de uma operação manual e difícil de escalar para um sistema que pode crescer sem que o trabalho administrativo cresça no mesmo ritmo.
Aprendizados
- Uma reserva é um processo. Disponibilidade, coordenação, pagamento e acompanhamento precisam funcionar juntos. Automatizar apenas a primeira resposta não basta.
- A agenda centralizada torna o crescimento possível. Adicionar maquiadoras deixa de multiplicar a complexidade quando todos os calendários estão conectados.
- A demanda fora do horário também converte. Um agente que responde imediatamente recupera reservas que antes eram perdidas à noite.
- A automação libera a equipe; não substitui as pessoas. O time dedica menos tempo à coordenação de agendas e mais tempo a tarefas de maior valor.
Próximos passos
O Consi Studio agora pode adicionar maquiadoras e serviços sem tornar a operação incontrolável. O princípio que organizou o crescimento continua o mesmo: cada reserva (da primeira pergunta ao pagamento final) deve acontecer de forma automática, organizada e em tempo real.
