A Antarka substituiu informações dispersas no Google Drive por um sistema único para contatos, projetos e tarefas. Com a Frontline, a startup adaptou o CRM à operação de biotecnologia, incorporou o Max como copiloto e começou a automatizar processos comerciais e administrativos.
Sobre a Antarka
A Antarka é uma startup uruguaia de biotecnologia que desenvolveu, a partir de organismos da Antártida, uma enzima capaz de reparar danos causados pela radiação UV no DNA da pele. O ativo pode ser integrado a formulações de terceiros (cremes, protetores solares e séruns). Por isso, a empresa opera integralmente no modelo B2B, atendendo marcas e laboratórios da indústria cosmética.
Fundada por quatro cientistas e apoiada por fundos internacionais, a Antarka passou rapidamente de projeto de pesquisa a empresa em expansão. A operação cresceu mais rápido do que as ferramentas usadas para sustentá-la.
O ponto de partida
Quando a Antarka era formada apenas pelos quatro fundadores, a informação era gerenciada entre eles e ficava no Google Drive, mas de forma desestruturada e desconectada.
Com a entrada de novas pessoas e a aceleração do crescimento, esse modelo deixou de funcionar. A equipe precisava consolidar projetos, potenciais clientes, contatos e informações comerciais em uma única fonte de verdade, com relatórios e automações.
“Precisávamos de um sistema onde pudéssemos reunir toda a informação, gerar relatórios e também automatizar tarefas.”
O Google Drive armazenava documentos, mas não conectava a operação. A Antarka precisava de estrutura sem adotar um sistema distante da forma particular como uma startup de biotecnologia trabalha.
Um sistema que se adapta à forma de trabalhar
O primeiro uso da Frontline foi o CRM: contatos, empresas e leads reunidos em um só lugar. O maior valor apareceu quando a Antarka começou a moldá-lo à própria operação.
Um pipeline de vendas convencional não era suficiente para acompanhar projetos de P&D e comerciais. Em vez de forçar o trabalho em uma estrutura rígida, a equipe criou duas entidades próprias: uma para projetos, com visão Kanban, e outra para tarefas.
As entidades foram conectadas para que cada projeto reúna as suas tarefas e cada tarefa tenha uma pessoa responsável. A própria equipe definiu o nível de detalhe. Agora as pendências e responsabilidades ficam visíveis para todos no mesmo sistema.
“Era algo que precisávamos por causa das características da nossa empresa. Foi muito fácil moldar e personalizar com o nível de detalhe específico para o nosso caso.”
A experiência mostrou que a flexibilidade determina se um CRM realmente serve para uma empresa cuja operação foge do padrão.
Consolidar a informação comercial
A Antarka conectou WhatsApp, email e outras ferramentas ao CRM. O valor dessa base comum ficou evidente depois de dois eventos internacionais de promoção, um nos Estados Unidos e outro na Europa.
A equipe voltou com muitos cartões de visita. Em vez de cadastrar cada contato manualmente, enviava ao Max uma foto de cada cartão. O Max preenchia os dados, enriquecia a informação e ajudava a classificar o contato no CRM.
Assim, uma pilha de cartões se transformou em uma base de leads organizada e acionável, sem horas de digitação. A equipe pôde fazer follow-up enquanto o contexto dos eventos ainda estava fresco.
Max como copiloto da equipe
O Max se tornou uma ferramenta transversal no dia a dia. A Antarka o usa para redigir e gerenciar emails, pedir resumos e localizar informações específicas no contexto disponível.
A diferença mais importante é que o Max não funciona apenas como um chatbot de ajuda. Ele atua como um agente que configura as ferramentas do sistema para o usuário. Em uma startup, onde cada pessoa cobre várias frentes, isso libera tempo para atividades de maior valor.
“Para pessoas não técnicas, é muito fácil de implementar. Você não precisa de conhecimento tecnológico, porque o Max configura por você.”
A Antarka consegue adaptar a plataforma sem depender de implementadores ou desenvolvedores para cada mudança.
Primeiras automações
Com a base organizada, a Antarka começou a adicionar workflows. Hoje há dois em funcionamento: um chatbot conectado à Frontline que direciona as consultas do site e um fluxo administrativo de cobrança.
São os primeiros passos de uma camada de automação que a equipe ainda está explorando.
Aprendizados
- Consolidar é diferente de apenas armazenar. Uma fonte de verdade compartilhada oferece informação e relatórios úteis para toda a equipe.
- A flexibilidade define a utilidade. A Antarka criou entidades de projetos e tarefas porque um pipeline padrão não representava a operação.
- A configuração não deveria exigir um especialista. Em uma startup, o tempo dedicado a manter o CRM compete com o trabalho central do negócio.
- Organizar primeiro, automatizar depois. Os workflows foram adicionados quando a informação já estava consolidada e conectada.
Próximos passos
A Antarka está criando tabelas personalizadas de KPIs comerciais no mesmo sistema e avançando gradualmente para mais workflows e agentes. A lógica continua a mesma: primeiro consolidar e organizar; depois, automatizar sobre uma base confiável.
